Как известно, природа человеческой деятельности состоит из процессов, а деятельность любого предприятия независимо от профиля, априори, предполагает наличие деловых процессов даже в неформализованном виде.
Потребность в формализации или совершенствовании (оптимизации) бизнес-процессов в любой момент управления возникает у руководителей уже действующих предприятий, принадлежащих к любой отрасли и/или сфере деятельности. Эта потребность может быть вызвана разными причинами: изменившимися целями деятельности предприятия, внедрением новых управленческих технологий, целесообразностью поддерживать конкурентные преимущества в условиях обострения конкуренции. В данном случае специалисты включаются в работу реинжиниринга бизнес-процессов, которая включает в себя следующие стадии:
- Экспресс аудит деятельности предприятия, где происходит изучение цели, стратегии и тактические планы деятельности, а также идентифицируются основные и вспомогательные процессы;
- Моделирование бизнес-процессов (основных и вспомогательных) текущего состояния предприятия, в результате чего возникает модель ситуации «Как есть». Данная работа сопровождается описанием, где используются текстовые и графические инструменты формирования информации. Используя внутренние особенности предприятия, архитекторы процессов учитывают и внешние факторы, которые, так или иначе, влияют на реальное течение многих процессов на предприятии.
- Осуществление разработки рекомендаций, анализируя существующую модель «Как есть» и, учитывая имеющиеся проблемы, а также стоящие новые цели и задачи. Уже на этой стадии, как правило, оценивается возможность или целесообразность оптимизации бизнес-процессов с учетом последующей их автоматизации с помощью информационных систем (ERP, MRP и пр.), внедрение которых предполагает повышение эффективности деятельности любого предприятия.
- Разработка оптимальной блок-схемы выполнения бизнес-процессов предприятия через построение модели «Как должно быть». В полном соответствии с выработанными в ходе аналитической работы рекомендациями по устранению проблем, проектируется новая оптимизированная модель.
- Подготовка плана внедрения новой редакции модели. Этот план представляет собой ход последовательного и логического поэтапного внедрения вновь разработанной схемы бизнес-процессов. Как правило, первым этапом внедрения является обучение персонала или тренинги, в процессе которых персонал информируется об изменениях внутри предприятия и обеспечивается правильным пониманием предстоящих изменений.
С точки зрения эффективности внедрения и дальнейшей работы деловых процессов, а также мониторинга происходящих изменений на предприятии, существует целесообразность иметь в штате предприятия своего специалиста архитектора – разработчика блок-схем и рабочих моделей. Но это касается крупных предприятий в виде корпораций или холдингов, которые являются и многопрофильными, и постоянно диверсифицируют свою деятельность.
Выше мы остановились на оптимизации или формализации бизнес-процессов уже действующих предприятий. Но все чаще и чаще встречаются хорошо осведомленные в управлении предприятием будущие собственники, которые уже на стадии организации предприятия задумываются о модели своего будущего бизнеса. Здесь уже речь идет об инжиниринге бизнес-процессов, который также включает в себя следующие стадии:
- Разработка стратегических целей и тактического плана действий будущего бизнеса.
- Моделирование (разработка) оптимальной схемы деловых процессов работы предприятия по принципу (модели) «Как должно быть».
- Адаптация разработанной модели в период внедрения на старте запуска предприятия.
- Мониторинг работы блок-схемы процессов, внесение редакторских изменений.
- Утверждение и окончательное внедрение модели бизнес-процессов, при необходимости, их автоматизация.
Второй путь, безусловно, является наиболее эффективным, поскольку изначально ориентирован на оптимальный путь построения модели будущего предприятия, а это, в конечном счете, даст возможность:
- Грамотно и профессионально подготовиться к приему на работу персонала, а именно: на основе модели бизнес-процессов разработать оптимальную организационную структуру предприятия, разработать положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и требования к персоналу.
- Принимать персонал на работу с уже имеющейся культурой организационно-процессного подхода, который может быть положен в основу корпоративной культуры, что влечет за собой формирование надежного, слаженного и целеустремленного коллектива.
- Сформировать грамотную систему мотиваций персонала с учетом индивидуальных особенностей бизнес операций, на выполнение которых будут ориентированы сотрудники.
- Безболезненно, т.е. без сопротивления изменениям, проводить полную комплексную автоматизацию предприятия, а также заниматься их мониторингом с дальнейшими изменениями в случае появления новых направлений деятельности.
- Сэкономить немалые силы и средства в случае, если пойти по пути (1), когда «рано или поздно приходит необходимость формализовать, совершенствовать или оптимизировать бизнес-процессы»
Из вышеизложенного вполне понятно, что жизнедеятельность предприятия является сложным и живым организмом, где все деловые связи и внутренние процессы настолько взаимоувязаны между собой, что удаление или изоляция одной операции или звена, а также неправильное (непрофессиональное) их построение (организация) приведет к определенным проблемам, решение которых может обойтись очень дорого.
Для того, чтобы спрогнозировать будущую экономию средств (временных, человеческих, финансовых), целесообразно вначале пути построения предприятия использовать в качестве путеводителя управленческий консалтинг, когда высококвалифицированные специалисты-практики построят модель нового бизнеса с ювелирной точностью, причем будущий собственник предприятия совместно с бизнес консультантами будет «с головой» вовлечен в этот интереснейший процесс моделирования. Когда модель бизнеса готова к старту – собственник будет полностью владеть всеми деловыми процессами и, главное, полностью уверен в своем детище.
Алла Порятуй, директор, Консалтинговая компания «Бизнес-Эксперт»